Kliknite na logo a navštívte stránky Spojenej školy sv. Vincenta de Paul v Bratislave-Ružinove. Spojená škola sv. Vincenta de Paul
(Bratislava-Ružinov, Slovensko / Slovakia) – Diskusné fórum / Návrat na homepage
 
 PomocPomoc   VyhľadávanieVyhľadávanie   Zoznam návštevníkovZoznam návštevníkov   Skupiny návštevníkovSkupiny návštevníkov   Zaregistruj maZaregistruj ma 
 Moje nastaveniaMoje nastavenia   Súkromné správySúkromné správy   Prihlás maPrihlás ma 

Revisions Tracking in Word Processors (Beginner's Tutorial)

 
Pridať novú tému   Zaslať odpoveď    Fórum vdp.sk -> Archív -> Informatika (AUM)
Zobraziť predošlú tému :: Zobraziť ďalšiu tému  
Autor Príspevok
Alexander Avenarius
štamgast fóra
štamgast fóra


Na fóre od: 27. 5. 2006
Príspevkov: 122
Bydlisko: 15 min. od školy
Reputácia: 644.1
Hlasovania: 1

PríspevokZaslané: sobota, 22. septembra 2007, 18:52    Téma: Revisions Tracking in Word Processors (Beginner's Tutorial) Odpovedať s citátom

This beginner's tutorial takes only 3 minutes to learn Úsmev, but 30 minutes to read Zmätok and 3 hours to write Smútok.

In the school environment, similarly to the business environment, it is often necessary to collaborate on the creation of documents.

For example, in international school programs supported by the EU (such as Comenius), it is frequently necessary to submit texts of applications for grants. These texts must be created together by all (three, four, five...) partner schools in a particular project.

So, if there are 4 schools in a project, person A creates the first version of the document. A then sends this first draft to persons B, C, and D.

Now, it is amazing to observe how many people both in the business and in the educational environment do not know how to use the Revisions Tracking feature in their word processors (such as Writer in OpenOffice or MS Word). In fact, most people don't have an idea that this extremely useful and easy-to-use feature even exists.

For such people, this Beginner's Tutorial is written. Cool

Let us return to the original situation: A has just sent the first draft of the document to persons B, C, and D.

Now, the usual and ignorant way of working is for B to correct this or that in the document, C to add something else, and D to submit still more proposals. Of course, everything is done separately. To conclude the chaotic and amateurish process, a very unfortunate person (any of A, B, C, or D, or perhaps an extremely unlucky person E) will now have to piece together everything that has been submitted separately to produce a single, final, unified text.

This will take a lot of time. Everything would have been much easier and faster if every contributor used the Revisions Tracking feature in his or her word processor (Writer in OpenOffice or MS Word or any similarly capable, standard word-processing software). The Revisions Tracking (Track Changes) feature is extremely easy to use.

So, what should person B do after he or she receives the first draft of the text from person A Otázka

Person B should open the document in his or her favourite word processor, and switch on revisions tracking. You can do it like this (click the picture to view it in original size):


[Screenshots in this tutorial are from the Slovak version of MS Word. However, even if you use a different MS Word version or if you use Writer in OpenOffice, everything described in this tutorial can, by simple analogy, be accomplished in your own software.]

Only after Revisions Tracking (Track Changes) has been switched ON can person B start making changes in the text submitted by person A Zvolanie It will only take a second for you to push the button, but it may ultimately save hours of work for someone else.

OK. Person B has now finished revising the text submitted by person A, the Revisions Tracking (Track Changes) feature all the while being switched ON.

Now, person B is re-sending the new version of the document to everyone else: A, C, and D.

Now, perhaps C would like to add something to the document that is being jointly created Zvolanie And perhaps C would like to edit some of what had previously been submitted by A and B.

What should C do now Otázka Again, the very simple and absolutely necessary first step (it's often the only step necessary for many editors Zvolanie): switch the Revisions Tracking (Track Changes) feature ON Zvolanie (Click the picture to view it in original size.)


Let's repeat: it will only take a second for you to push the button, but it may ultimately save hours of work for someone else. Now, with the Revisions Tracking feature being switched ON, C may perform whatever changes in the text he or she desires.

The great thing about Revisions Tracking is: you will be able to find out, even retrospectively, which changes in the original text (submitted by A) were made by B and which changes were made by C Zvolanie

To find out about this, all you need to do is to make sure you can view (and use) the Revisions (Track Changes) toolbar. You switch the display of the Revisions (Track Changes) toolbar ON like this (click the picture to view it in original size):


Now, you can view which revisions were made by B and which were made by C, like this (click the picture to view it in original size):


AA4 happen to be my own initials in this particular document. In the same location, you would find the initials of persons B and C. You could click on B's initials, so that the document would only show the changes in the text made by B. Or you could click on C's initials to view only the changes in the text made by C.

At any time, you can also view the original text submitted by A, before any changes were made in the document by B and C. You can always easily view the original version of the text like this (click the picture to view it in original size):


Again, you can frequently hear people who are not familiar with the Revisions Tracking feature in word processors complain that “the text looks messy with all that revision markup, in a different colour, thrown into the text”.

However, you never have to view the revised text with the revisions markup switched ON Zvolanie

Please understand this crucial difference: the Revisions Tracking feature in your word processor must be switched ON all the time.

BUT: the display of the revisions being made NEVER needs to be switched on Zvolanie

Most people don't seem to understand this crucial, simple difference. Plač

So, if it bothers you to view the multi-coloured revisions markup, simply SWITCH OFF its DISPLAY Zvolanie Again the crucial difference: do NOT switch off the Revisions Tracking FEATUREonly switch off the revisions' DISPLAY. You can do it with a single click of your mouse, like this (click the picture to view it in original size):


Of course, at any later time, you can switch back to the display of the text with all the revisions markup shown. (Logically, that is the default display in most word processors supporting the Revisions Tracking feature.) You can switch back like this (click the picture to view it in original size):


In this way, you can switch back and forth, at any time, between the display of the text with or without the multi-coloured revisions markup – depending on your current need Zvolanie (Or perhaps on your current mood. Cool)

In fact, you can even display A's original text with the revisions markup showing all later edits made by B and C. That's the fourth and last option in that particular selector (click the picture to view it in original size):


So, thanks to this marvellous and extremely easy-to-use Revisions Tracking feature, you can at any time switch between 4 versions of the same text:
Now, imagine you are C. The Revisions Tracking feature allows you to approve or reject every single change made before you by B.

You can approve or reject those changes made by B one by one – but you can also approve all changes made by B with a single click of your mouse.

BEWARE: once you approve a change made by another editor or yourself, the revision markup for that particular change will disappear forever. It is not necessary to approve a change (or all changes) for the revision markup to disappear – as explained and illustrated above, you can simply switch to the display without any revisions markup instead.

Only approve a particular change – let alone all changes in a document – if you are 100% certain that the proposed change of the document is 100% correct and that no one, including you, will ever, at a later point of time, want to see or verify that the change had been made in that particular spot of the text. (And what the change was about.)

So, you are C. Here is how you can approve or reject all changes made in the text before you by B, one by one (click the picture to view it in original size):


Whenever you press the button circled in red in the above picture, you will be moved to the next place in the text where B, before you, made a revision. You can approve that particular revision by pressing the button with the blue checkmark. And you can reject that particular revision by pressing the button with the red crossed lines.

If you have complete confidence in B (or if you want to hide = delete all existing revisions markup forever), you can approve all changes in the text with a single click of your mouse. Like this (click the picture to view it in original size):


One last thing: whenever you open a document in which the Revisions Tracking feature was used, you can get a quick visual idea of where, approximately, the changes in the text were made, by looking at the left margin of the text. If there is a vertical bar on the left side of a particular line of text – this means that in that particular line of text, something was changed. The vertical bar on the left margin of the text looks like this (click the picture to view it in original size):


Those vertical bars on the left (circled in green in the picture above) will only give you a rough, basic, visual idea of what passages of the original text were changed. If you want to be sure you won't miss verifying a single change made (such as corrections of punctuation that one may easily overlook when viewing the text casually), use the Show Next Revision button instead Zvolanie When you press this button repeatedly, it will guide you through the entire text, highlighting every change made in the document so far, step by step, one by one.

That's all, folks! Radosť Let me stress again: all of this is extremely easy to understand and use in practice.

This beginner's tutorial takes only 3 minutes to learn Úsmev, but 30 minutes to read Zmätok and 3 hours to write Smútok.

If you have any question or something in the explanations above seems unclear, please ask a question directly on this webpage by clicking here.

_________________
avenarius@vdp.sk
Návrat hore
Ukáž informácie o autorovi Pošli súkromnú správu Pošli e-mail Ukáž webstránku autora
Alexander Avenarius
štamgast fóra
štamgast fóra


Na fóre od: 27. 5. 2006
Príspevkov: 122
Bydlisko: 15 min. od školy
Reputácia: 644.1
Hlasovania: 1

PríspevokZaslané: štvrtok, 31. januára 2008, 10:13    Téma: Slabiny OpenOffice/Writera oproti Wordu Odpovedať s citátom

Často sa diskutuje o tom, či je OpenOffice/Writer plnohodnotná alternatíva oproti Wordu. Ja tvrdím, že pre bežné každodenné potreby áno.

Keď však ide o zložitejšie úlohy, tam má podľa mojich skúseností Microsoft Office prednosti oproti OpenOffice.

Napríklad pri porovnaní Wordu s Writerom. Práve sa na škole snažíme zosmoliť prihlášku do medzinárodného projektu Comenius... Robíme viacerí na tom istom texte, takže pracujeme so záznamom revízií textu (ako je v angličtine popísaný a ilustrovaný v predošlom príspevku).

Na väčšine počítačov na škole máme OpenOffice, takže niektorí z nás na úpravu toho istého textu používajú OpenOffice Writer, iní zasa Word.

Spolupráca medzi Wordom a Writerom aj v oblasti záznamu revízií síce funguje spoľahlivo, ale pokiaľ ide o užívateľský komfort, tu sa ukazuje, že Word má náskok pred OpenOffice Writerom...

Napríklad nikde nevidím v OpenOffice Writeri panel nástrojov REVÍZIE, tak ako ho poznáme z Wordu (kliknutím na obrázok ho zväčšíte):



V OpenOffice Writeri sa treba k týmto funkciám prebíjať cez zložité zakuklené menu. (Ešte aj so zle zvolenými „zrýchlenými“ klávesmi pre slovenské menu.)

Pravda, poviete si... Panely nástrojov sú pre amatérov, kým profíci používajú klávesové skratky!

Svätá pravda... Vo Worde môžete daný panel nástrojov ignorovať a jeho funkcie aktivovať cez klávesové skratky.

No, lenže v OpenOffice Writeri ani len tie klávesové skratky sa očividne nedajú nastaviť... V menu pre úpravu klávesových skratiek som našiel iba možnosť nastaviť skratky pre dva absolútne základné povely ohľadom revízií textu (vo Worde sa dajú nastaviť skratky pre všetky dôležité povely).

Navyše, keďže v OpenOffice Writeri, zdá sa, neexistuje panel nástrojov Revízie, pisateľ pri práci nevidí, či je alebo nie je zapnutý záznam revízií. Nemôže si, na rozdiel od Wordu, cez klávesovú skratku prepínať zobrazenie textu s revíziami a bez nich. Nemôže si prepínať z pôvodného textu na výsledný alebo opačne. Aj vizuálne spôsob Wordu zobrazovať vyškrtnuté pasáže v bublinách textu na okrajoch stránky je jasnejší než štýl OpenOffice Writera zobrazovať všetko, starý aj nový text, priamo vovnútri textu, čo robí text voľným okom prakticky nečitateľný.

S OpenOffice Writerom síce môžete dosiahnuť ohľadom revízií textu ten istý výsledok ako s Wordom. Avšak práca s OpenOffice Writerom je v tomto ohľade podstatne menej pohodlná a prehľadná, v dôsledku toho aj menej efektívna a pisateľ ňou stratí viac času.

Zhrnutie: pre účely výuky na školách nie je podľa mňa potrebný Microsoft Office. Pre 95-99% typu textov tvorených na školách nie je potrebný Microsoft Office. Pre oba ciele plne vystačí OpenOffice. Avšak ak ide o zložitejší druh práce s textami, vtedy väčšie užívateľské pohodlie, a tým aj vyššiu efektivitu práce a úsporu času prináša Microsoft Office / Word.

Prípadné komentáre / námietky / korekcie k vyššie uvedenému sú vítané. Cool

_________________
avenarius@vdp.sk
Návrat hore
Ukáž informácie o autorovi Pošli súkromnú správu Pošli e-mail Ukáž webstránku autora
Alexander Avenarius
štamgast fóra
štamgast fóra


Na fóre od: 27. 5. 2006
Príspevkov: 122
Bydlisko: 15 min. od školy
Reputácia: 644.1
Hlasovania: 1

PríspevokZaslané: štvrtok, 31. januára 2008, 10:58    Téma: Problém s komentármi Odpovedať s citátom

Ako závažný problém (pri spolupráci medzi OpenOffice Writerom vo verzii 2.3.1 a Microsoft Wordom XP) sa ukazuje, že komentáre/poznámky k textu vložené v OpenOffice Writeri sa zobrazia aj vo Worde, ale komentáre vložené vo Worde sa nezobrazujú v OpenOffice Writeri...

Pričom aj tu platí, že spôsob zobrazenia komentára vo Worde – farebne odlíšená bublina na okraji stránky – je jasnejší a prehľadnejší než maličká nenápadná značka komentára ukrytá v húštine písmen hlavného textu v OpenOffice Writeri...

_________________
avenarius@vdp.sk
Návrat hore
Ukáž informácie o autorovi Pošli súkromnú správu Pošli e-mail Ukáž webstránku autora
Alexander Avenarius
štamgast fóra
štamgast fóra


Na fóre od: 27. 5. 2006
Príspevkov: 122
Bydlisko: 15 min. od školy
Reputácia: 644.1
Hlasovania: 1

PríspevokZaslané: štvrtok, 31. januára 2008, 12:05    Téma: Ide o funkčnosť a efektivitu práce – nie výzor Odpovedať s citátom

[Ešte pre ujasnenie – že sa nebavíme o dizajne a užívateľskom rozhraní, ale o funkčnosti – preposielam svoj príspevok z emailovej diskusnej skupiny Garanti Infoveku...]

citát:
Máte toľko času na hľadanie vzhľadu, funkcií a používateľského rozhrania Wordu v OpenOffice (a možno aj naopak)?

Aké „hľadanie“ funkcií? Ide o využívanie funkcií, o efektivitu práce, o úsporu času. Žiaľ pri náročnejšej práci s textami, napríklad pri revíziách v spolupráci viacerých autorov textu, je OpenOffice Writer menej efektívny oproti Wordu, pisateľ vinou nedostupnosti a neprehľadnosti funkcií potrebuje na tú istú prácu viac času. Výzor softvéru je samozrejme irelevantný, záleží len na funkčnosti a efektivite práce.

Vzhľadom na vyššie opísaný problém s komentármi dnes v škole navrhnem, aby všetci, ktorí tvoríme prihlášku do medzinárodného projektu, sme používali iba Word. Je to smutné, ale je to tak.

Napriek tomu platí, čo som povedal predtým: na bežnú každodennú prácu, ako aj na výuku, podľa mňa plne postačí OpenOffice a netreba mať Microsoft Office. Ale práve pri špeciálnych, zložitejších činnostiach, ako je napríklad tvorba prihlášky do medzinárodného projektu v spolupráci viacerých autorov nielen z vlastnej školy, ale súčasne z viacerých štátov Európy (našťastie tomuto sa človek venuje maximálne raz do roka alebo tak...), OpenOffice žiaľ preukazuje určité slabiny a treba sa obrátiť na Word... Zmätok

_________________
avenarius@vdp.sk
Návrat hore
Ukáž informácie o autorovi Pošli súkromnú správu Pošli e-mail Ukáž webstránku autora
Zobraziť príspevky za predchádzajúce:   
Pridať novú tému   Zaslať odpoveď    Fórum vdp.sk -> Archív -> Informatika (AUM) Časy sú uvádzané v GMT +2 hodiny
Strana 1 z 1

 
Prejdi na:  
Nemôžeš tu založiť novú tému
Nemôžeš do tohto fóra posielať odpovede
Nemôžeš tu upravovať svoje príspevky
Nemôžeš tu vymazať svoje príspevky
Nemôžeš v tomto fóre hlasovať
Môžeš zasielať prílohy
Môžeš sťahovať prílohy



SwiftBlue Theme created by BitByBit
Powered by phpBB 2.0.20 © 2001, 2006 phpBB Group
© 2006–2009 vincentdepaul.sk / Fórum založené 1. apríla 2006